皆さんこんにちは！


いかがお過ごしですか。

かなり秋めいてきましたね。

今日は書類の管理について書きます。

電気管理技術者を始めて以来、契約書や点検報告書、大事な事項などはお客様毎にすべて紙の書類で管理しています。

こんな感じです。





事務所の書棚の様子ですが、棚いっぱいにあります。

お客様と設備の打ち合わせや容量を増やす相談などがある時はこの書類を持って行って打ち合わせをするのですが、急な話の時は「事務所に帰ってまた連絡します。」とか言ってました。

これではビジネスチャンスを逃すと思いクラウドサービスを使用することにしました。

先ずやったことは各書類をスキャナーしてPDFでクラウドに保存します。





これはScanSnapというスキャナーです。

30枚くらいでしたらあっと言う間に読み取ってくれます。

読み取ったファイルはクラウドにフォルダーを作り内容別に保存します。

保存するための資料をまとめるのがなかなか大変でしたが

やってしまえば誠に便利です。

事務所のPCからはもちろん、急に思いついてファイルが見たくなった時も寝室のMacからもアクセスでき、業務車に積んでいるタブレットからもすぐに見ることが出来て効率はアップしました。

クラウドは有料ですが、経費で計上しています。

それから僕も若くはありません。年とともに忘れることが増えて来ています。